Hồ sơ, thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật 2026

Tư vấn Luật L&K Cập nhật 16/05/2026 14 phút đọc

⚖ Lưu ý: Bài viết mang tính chất tham khảo. Quy định pháp luật có thể thay đổi theo thời gian. Để được tư vấn chính xác cho từng trường hợp cụ thể, vui lòng liên hệ Luật sư Phùng Thị Hương Lan — 0983 621 859 hoặc tư vấn qua Zalo.

Cập nhật mới nhất 2026: Thay đổi người đại diện theo pháp luật là một trong những thủ tục đăng ký doanh nghiệp phổ biến nhất, thường được doanh nghiệp thực hiện khi có sự thay đổi về nhân sự quản lý, điều hành hoặc khi người đại diện theo pháp luật hiện tại không còn đủ điều kiện, sức khỏe. Bài viết này cung cấp toàn bộ thông tin pháp lý, hồ sơ, thủ tục và chi phí mới nhất theo các văn bản quy phạm pháp luật hiện hành, giúp doanh nghiệp Việt Nam hoàn tất thủ tục nhanh chóng, đúng luật.

1. Căn cứ pháp lý

Thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật được thực hiện dựa trên hệ thống văn bản quy phạm pháp luật hiện hành năm 2026, bao gồm các văn bản quan trọng sau:

Luật Doanh nghiệp 2020 (Luật số 59/2020/QH14, hiệu lực từ 01/01/2021) quy định về điều kiện, thẩm quyền và trình tự thay đổi người đại diện theo pháp luật.
Luật Đầu tư 2020 (Luật số 61/2020/QH14) quy định về điều kiện đối với người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài.
Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp, quy định chi tiết về hồ sơ, thủ tục, thời gian giải quyết và lệ phí đăng ký doanh nghiệp.
Nghị định 47/2021/NĐ-CP hướng dẫn Luật Doanh nghiệp 2020 về điều kiện đối với người đại diện theo pháp luật, người quản lý doanh nghiệp.
Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT (được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 02/2023/TT-BKHĐT) quy định về mẫu hồ sơ đăng ký doanh nghiệp và hướng dẫn thực hiện thủ tục đăng ký.
Luật Quản lý thuế 2019, Nghị định 126/2020/NĐ-CP về thuế giá trị gia tăng, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế thu nhập doanh nghiệp.
Nghị định 122/2021/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế hoạch và đầu tư.

2. Điều kiện đối với người đại diện theo pháp luật mới

Người được bổ nhiệm làm người đại diện theo pháp luật phải đáp ứng các điều kiện theo quy định tại Điều 13 Luật Doanh nghiệp 2020 và Nghị định 47/2021/NĐ-CP:

Không thuộc đối tượng bị cấm giữ chức danh người quản lý doanh nghiệp theo quy định của pháp luật.
Không đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự, chưa thi hành xong án phạt hoặc đã thi hành xong án phạt nhưng chưa được xóa án tích.
Không là người quản lý doanh nghiệp, chủ doanh nghiệp tư nhân, thành viên hợp danh của công ty hợp danh.
Không bị tuyên bố mất năng lực hành vi dân sự hoặc hạn chế năng lực hành vi dân sự.
Không là người chưa thành niên, người bị hạn chế năng lực hành vi dân sự.

Đối với doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, người đại diện theo pháp luật còn phải đáp ứng điều kiện về quốc tịch, thời gian cư trú tại Việt Nam theo quy định của Luật Đầu tư 2020 và các văn bản hướng dẫn.

3. Hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật

Theo quy định tại Nghị định 01/2021/NĐ-CP và Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT, hồ sơ bao gồm các giấy tờ sau:

STT	Tên hồ sơ	Số lượng	Ghi chú
1	Báo cáo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp	01 bản	Áp dụng mẫu theo Phụ lục II Nghị định 01/2021/NĐ-CP
2	Quyết định và biên bản họp về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật	01 bản	Áp dụng mẫu theo Điều 16, 17, 18 Luật Doanh nghiệp 2020
3	Bản sao giấy tờ pháp lý của người đại diện theo pháp luật mới	01 bản	Hộ chiếu, CCCD/Căn cước công dân, Giấy chứng minh nhân dân
4	Giấy ủy quyền (nếu có)	01 bản	Áp dụng khi người đại diện theo pháp luật mới ủy quyền cho người khác
5	Giấy tờ chứng minh điều kiện về quốc tịch, cư trú (nếu áp dụng)	01 bản	Áp dụng với doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài

4. Trình tự thực hiện thủ tục

Doanh nghiệp thực hiện thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật theo trình tự sau:

Bước 1: Hội đồng thành viên, Đại hội đồng cổ đông hoặc Chủ sở hữu công ty quyết định thay đổi người đại diện theo pháp luật bằng văn bản.
Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ theo quy định tại Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT.
Bước 3: Nộp hồ sơ qua hệ thống đăng ký doanh nghiệp quốc gia tại website truongkykinhdoanh.gov.vn hoặc nộp trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư.
Bước 4: Thanh toán lệ phí đăng ký doanh nghiệp (150.000 đồng/lần).
Bước 5: Nhận kết quả và giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp sửa đổi.

5. Thời gian và chi phí

Thời gian giải quyết: Theo quy định tại Nghị định 01/2021/NĐ-CP, thời gian giải quyết là 03 ngày làm việc kể từ ngày nộp hồ sơ hợp lệ.

Chi phí:

Lệ phí đăng ký: 150.000 đồng.
Chi phí công chứng (nếu có): từ 100.000 – 200.000 đồng/lý lịch.
Chi phí dịch vụ tư vấn pháp lý: tùy theo công ty, thường từ 1.500.000 – 3.000.000 đồng/lần.

6. Lưu ý quan trọng khi thay đổi người đại diện theo pháp luật

Doanh nghiệp cần lưu ý các vấn đề pháp lý sau để tránh phát sinh rủi ro:

Thời hạn nộp hồ sơ: Phải nộp trong vòng 30 ngày kể từ ngày có quyết định thay đổi.
Thông báo thuế: Sau khi có giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp sửa đổi, doanh nghiệp phải thông báo thay đổi thông tin người đại diện theo pháp luật với cơ quan thuế trong vòng 10 ngày.
Con dấu và tài khoản ngân hàng: Nếu người đại diện theo pháp luật mới khác với người đại diện theo pháp luật cũ, doanh nghiệp cần cập nhật thông tin tại ngân hàng và cơ quan công an (nếu có).
Pháp nhân đại diện theo pháp luật: Nếu công ty mẹ là pháp nhân đại diện theo pháp luật, cần cập nhật thông tin người đại diện theo pháp luật của pháp nhân đó.

Câu hỏi thường gặp

1. Thay đổi người đại diện theo pháp luật có phải thay đổi giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp không?

Không. Doanh nghiệp chỉ phải nộp hồ sơ thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp và nhận giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp sửa đổi, không phải cấp lại giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới.

2. Công ty có nhiều người đại diện theo pháp luật thì thay đổi như thế nào?

Công ty có thể có từ 01 đến 03 người đại diện theo pháp luật. Khi thay đổi, doanh nghiệp phải thông báo cụ thể người đại diện theo pháp luật nào được thay đổi, bổ sung hay thôi giữ chức danh, đồng thời cập nhật thông tin trên hệ thống đăng ký doanh nghiệp quốc gia.

3. Phạt bao nhiêu nếu chậm nộp hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật?

Theo Nghị định 122/2021/NĐ-CP, phạt từ 2.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với trường hợp chậm nộp hồ sơ thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp quá 30 ngày kể từ ngày có quyết định thay đổi.

4. Người đại diện theo pháp luật mới có phải là công dân Việt Nam không?

Không bắt buộc. Người đại diện theo pháp luật có thể là người nước ngoài hoặc người Việt Nam định cư ở nước ngoài, miễn là đáp ứng điều kiện về năng lực hành vi dân sự và không thuộc các trường hợp bị cấm giữ chức danh theo quy định của pháp luật.

Trên đây là toàn bộ thông tin pháp lý về thay đổi người đại diện theo pháp luật công ty theo Nghị định 01/2021 áp dụng cho năm 2026. Nếu doanh nghiệp cần hỗ trợ tư vấn, soạn thảo hồ sơ và thực hiện thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật nhanh chóng, chính xác, vui lòng liên hệ Tư vấn Luật L&K để được hỗ trợ tốt nhất.

Hotline: 0983.621.859 | Email: [email protected]