Tư vấn doanh nghiệp

Con dấu doanh nghiệp được quy định như thế nào trong Luật doanh nghiệp 2014?

Con dấu của doanh nghiệp là tài sản riêng của mỗi doanh nghiệp. Thể hiện giá trị pháp lý đối với giấy tờ, văn bản của doanh nghiệp. Mỗi doanh nghiệp được thành lập đều phải có con dấu riêng và thực hiện thủ tục thông báo tới cơ quan đã cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh cho doanh nghiệp.

1. Quy định tại Luật Doanh nghiệp 2014

Tại Luật doanh nghiệp , Nghị định 78/2015/NĐ-CP (Điều 34), Nghị định 108/2018/NĐ-CP (Điều 1).

1. Doanh nghiệp có quyền quyết định về hình thức, nội dung và số lượng con dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện. Doanh nghiệp có thể có nhiều con dấu với hình thức và nội dung như nhau.

2. Trước khi sử dụng, thay đổi, hủy mẫu con dấu, thay đổi số lượng con dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện, doanh nghiệp gửi thông báo đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện đặt trụ sở để đăng tải thông báo về mẫu con dấu trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Nội dung thông báo bao gồm:

a) Tên, mã số, địa chỉ trụ sở của doanh nghiệp hoặc chi nhánh hoặc văn phòng đại diện;

b) Số lượng con dấu, mẫu con dấu, thời điểm có hiệu lực của mẫu con dấu.

3. Khi nhận thông báo mẫu con dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện, Phòng Đăng ký kinh doanh trao Giấy biên nhận cho doanh nghiệp, thực hiện đăng tải mẫu con dấu trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

4. Phòng Đăng ký kinh doanh không chịu trách nhiệm về tính trung thực, chính xác, hợp pháp, phù hợp thuần phong mỹ tục, văn hóa, khả năng gây nhầm lẫn của mẫu con dấu và tranh chấp phát sinh do việc quản lý và sử dụng con dấu.

5. Trường hợp thông báo về việc sử dụng mẫu con dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện đã được đăng tải trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp thì thông báo về việc đăng tải thông tin về mẫu con dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện các lần trước đó không còn hiệu lực.

6. Trường hợp thực hiện thủ tục thông báo mẫu dấu qua mạng điện tử, doanh nghiệp không phải nộp hồ sơ thông báo mẫu dấu bằng bản giấy đến Phòng Đăng ký kinh doanh.

2. Bình luận về vai trò của con dấu doanh nghiệp

2.1 Vai trò không rõ của con dấu trong doanh nghiệp

Qua thực tế các vụ tranh chấp liên quan đến con dấu như: Cưỡng chế giao nộp con dấu tại Công ty đay Sài Gòn, cuộc chiến buộc Tổng giám đốc bàn giao con dấu tại công ty Bông Bạch Tuyết…. đã cho thấy nhiều sai lầm về việc xác định vai trò pháp lý của con dấu.

Vì quá phụ thuộc, trao cho con dấu quyền năng quá mức nên mới dẫn đến tình trạng lợi dụng lừa đảo thông qua việc làm giả con dấu. Nếu không quá đề cao và quy định giá trị bắt buộc của con dấu thì Huỳnh Thị Huyền Như đã không dễ dàng lừa chiếm đoạt tài sản gần 4.000 tỷ đồng, phần lớn thông qua 8 con dấu làm giả.

Tuy nhiên trên thực tế thì có nhiều trường hợp chấp nhận không cần đóng dấu như: các hợp đồng xuất nhập khẩu không có con dấu của pháp nhân nước ngoài, bộ Luật dân sự và Luật thương mại, Luật giao dịch thương mại điện tử 2005 quy định giao dịch điện tử và chữ ký điện tử đồng thời thay cho cả chữ ký và con dấu.

2.2 Yêu cầu bế tắc về con dấu doanh nghiệp

Doanh nghiệp 2014 đã có bước đột phá khi quy định “Doanh nghiệp có quyền quyết định về hình thức, nội dung và số lượng con dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện. Doanh nghiệp có thể có nhiều con dấu với hình thức và nội dung như nhau”. Đồng thời quy định việc quản lý sử dụng và lưu giữ con dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty. Tuy nhiên nếu thực hiện theo quy định này thì Doanh nghiệp tư nhân không có điều lệ công ty nên không thể thực hiện được yêu cầu về quản lý, sử dụng con dấu.

=> Vướng mắc này được giải quyết tại Nghị định 96/2015/NĐ-CP: Hướng dẫn chủ Doanh nghiệp tư nhân hoặc Hội đồng thành viên, Hội đồng quản trị có thẩm quyền quyết định số lượng, hình thức con dấu, trừ trường hợp điều lệ có quy định khác. Tức là không nhất thiết việc quản lý con dấu phải ghi trong Điều lệ, mà có thể ghi nhận trong các quy chế, quy định nội bộ của công ty.

Nội dung Điều lệ hoặc quy định về con dấu của doanh nghiệp phải bao gồm: Mẫu con dấu, hình thức, kích cỡ, nội dung, màu mực dấu, số lượng con dấu, quy định về quản lý và sử dụng con dấu.

Không áp dụng quy định về con dấu Luật Doanh nghiệp đối với 6 tổ chức, đơn vị được thành lập theo các luật sau:

– Luật kinh doanh bảo hiểm năm 2000 sửa đổi bổ sung năm 2010.

– Luật chứng khoán năm 2006 sửa đổi bổ sung năm 2010

– Luật Luật sư năm 2006 sửa đổi bổ sung năm 2012

– Luật giám định tư pháp 2012

– Luật Hợp tác xã năm 2012

– Luật Công chứng năm 2014

Các đơn vị trên thực hiện theo quy định hiện hành về quản lý và sử dụng con dấu.

2.3 Số lượng con dấu không hạn chế

Theo Luật Doanh nghiệp 2014, về câu chữ doanh nghiệp được quyền ấn định số lượng con dấu bằng không .(Tức là có thể không cần con dấu). Nhưng đây chỉ là khả năng mà không đúng với quy định liên quan và trên thực tế. Việc nhiều người hiểu nhầm về việc doanh nghiệp có thể bỏ con dấu là quy định trong Luật không rõ ràng. Trên thực tế doanh nghiệp không có con dấu sẽ không đảm bảo đúng nhiều yêu cầu về giấy tờ, thủ tục hành chính thậm chí vi phạm đến nhiều văn bản của pháp luật từ thông tư, nghị định cho đến Luật.

Doanh nghiệp hoàn toàn có thể tự khắc, tự làm con dấu hay thuê tổ chức, cá nhân khác khắc dấu mà không bắt buộc phải làm tại cơ sở “sản xuất con dấu” thuộc danh mục ngành nghề đầu tư kinh doanh có điều kiện, phải được cơ quan công an cấp phép theo Luật đầu tư năm 2014.

2.4 Hình thức con dấu không gò bó

Mẫu con dấu doanh nghiệp được thể hiện dưới một hình thức cụ thể (hình tròn, ô van, hoa thị, ngôi sao, hình vuông…). Tuy nhiên mỗi doanh nghiệp chỉ có một mẫu con dấu thống nhất về nội dung, hình thức và kích thước chứ không thể làm nhiều con dấu với hình dạng, kích thước, nội dung khác nhau.

2.5 Nội dung con dấu được tự quyết

Nội dung con dấu chỉ bắt buộc hai yếu tố: tên, mã số doanh nghiệp. Ngoài ra có thể bổ sung thêm ngôn ngữ, hình ảnh khác vào nội dung mẫu con dấu. Trừ các trường hợp không được phép:

– Quốc kỳ, quốc huy, Đảng kỳ nước CHXHCNVN;

– Hình ảnh, biểu tượng, tên của cơ quan nhà nước, đơn vị vũ trang nhân dân, tổ chức chính trị xã hội – nghề nghiệp

– Từ ngữ, kí hiệu, hình ảnh vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức, thuần phong mỹ tục.

Doanh nghiệp chịu trách nhiệm về bảo đảm tuân thủ quy định về nội dung con dấu. Quy định về sở hữu trí tuệ. Và pháp luật có liên quan khi sử dụng hình thức mẫu con dấu.

2.6 Quản lý con dấu tùy nghi

Trường hợp thành lập trước 01/07/2015: Nếu làm con dấu mới thì phải nộp lại con dấu và Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu cho cơ quan công an nơi đã cấp.

Trường hợp thành lập sau 01/07/2015 khi sử dụng cần thông báo mẫu dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp có trụ sở chính để đăng tải lên Cổng thông tin điện tử quốc gia về đăng ký doanh nghiệp đối với 03 trường hợp sau: 1. Làm con dấu lần đầu. 2.Thay đổi số lượng, nội dung, hình thức mẫu con dấu và màu mực dấu. 3.Hủy mẫu con dấu.

Pháp luật giao cho Doanh nghiệp tự quy định về quản lý, sử dụng con dấu. Tuy nhiên việc lưu giữ con dấu lại chưa được đề cập đến. Nếu xảy ra tranh chấp thì sẽ vướng mắc về cơ quan giải quyết. Mặc dù Bộ Luật tố tụng dân sự 2015 quy định Tòa án không được từ chối giải quyết vụ việc dân sự vì lý do chưa có điều luật để áp dụng.

2.7 Sử dụng con dấu hết sức linh hoạt

Trước khi sử dụng con dấu, Doanh nghiệp có nghĩa vụ phải thông báo con dấu. Vẫn buộc phải có con dấu trong trường hợp có thỏa thuận hoặc pháp luật có quy định mới. Tuy nhiên cũng có một số trường hợp xảy ra liên quan đến việc phải hay không phải đóng dấu:

Trường hợp 1: Bắt buộc phải đóng dấu	Chẳng hạn như Luật Kế toán 2015 quy định: “sổ kế toán phải đóng dấu giáp lai” (trừ đối với sổ kế toán bằng phương tiện điện tử). Đóng dấu chủ đầu tư xây dựng công trình quảng cáo vào bản vẽ thiết kế theo Luật Quảng cáo 2012. Việc phải đóng dấu được quy định trong nhiều văn bản dưới luật như đóng dấu tờ khai hải quan, biên bản đối thoại trong doanh nghiệp, hợp đồng chuyển giao ở các quy định công nghệ, hợp đồng xây dựng… Như vậy nếu không có con dấu thì đồng nghĩa với việc không được hoạt động hoặc có nguy cơ phát hành giấy tờ gì cũng bất hợp pháp.
Trường hợp 2: Các trường hợp không quy định rõ việc đóng dấu trong phần chính của văn bản pháp luật	Nhưng lại có cụm từ kí tên đóng dấu cuối mỗi giấy tờ, biểu mẫu kèm theo. Trường hợp này gây nhiều tranh cãi có phải đóng dấu hay không.
Trường hợp 3: Các trường hợp chưa có quy định cụ thể của pháp luật về việc phải đóng dấu hay không	Không dễ để xác định văn bản nào phải đóng dấu khi giao dịch với các cơ quan nhà nước. Đơn giản nhất là doanh nghiệp cứ đóng dấu tất cả văn bản giao dịch với cơ quan nhà nước.
Ngoài ra còn 01 trường hợp đóng dấu theo quy định của nội bộ doanh nghiệp. Tuy nhiên cần quy định rõ ràng để thuận tiện cho việc quản lý và sử dụng con dấu.

———————————————————————————————————————

Trên đây là những thông tin tham khảo. Hy vọng có thể mang lại thông tin hữu ích cho Quý khách. Ngoài ra, Tư vấn Luật L&K cung cấp các dịch vụ thành lập doanh nghiệp. Các loại Giấy phép con. Tư vấn nội bộ, hợp đồng …. khi Quý khách hàng có nhu cầu.

Tư vấn Luật L&K luôn lấy kết quả của quý khách là mục tiêu, sự hài lòng của khách hàng là thước đo.

Hãy liên hệ với chúng tôi để nhận được sự tư vấn kịp thời, dịch vụ nhanh gọn, chính xác!